Näin pidät hyvän palaverin

Näin pidät hyvän palaverin

Okei noniin, kivat kaikille, että pääsitte mestoille. Meitä onkin tänään aika hyvänkokoinen posse. Valiojoukko, vai hä?  Kuuluuko sinne taakse muuten? Virtanenkin voi laittaa sen puhelimen hetkeksi pois, kyllä se farmi pärjää siellä hetken itsekseenkin. Ketäs meitä puuttuu… No, odotetaan vielä pari minuuttia.

Huonoa palaveria on helpompi kuvailla kuin hyvää palaveria. Huonossa palaverissa on kokoushuoneen täydeltä porukkaa, joista puolet ei tiedä, mistä palaverissa on kyse. Toista puolikasta ei kiinnostakaan tietää.

Hyvän palaverin tunnistaa siitä, ettei se edes tunnu palaverilta. Tässä artikkelissa on kuusi käytännön vinkkiä siihen, miten palaverista saa paremman. Kokeile yhtä tai vaikka kaikkia.

Okei, agendalla tänään olis siis palisjutskaa. Kuka ottaa kopin tän vetämisestä? Virtanen? VIRTANEN?

Hyvän palaverin ainekset

Hyvä palaveri alkaa ennen palaveria

Paras palaveri on se, jota ei tarvinnut järjestää ollenkaan. Toiseksi paras on sellainen, joka on valmisteltu etukäteen. Ennen kalenterikutsun lähettämistä varmista, että olet tehnyt nämä:

1. Kirkasta palaverin tavoite

Vedä syvään henkeä, sulje silmät ja kuvittele palaverinjälkeinen ihannetilanne. Miltä se näyttää?

Olet voimaluolassasi. Tietokoneesi näytöllä on dokumentti, jossa on viisi ehdotusta sisäisen viestinnän terävöittämiseen ja siilojen… anteeksi osastojen välisen kommunikaation parantamiseen. Ehdotukset on järjestetty toteuttamiskelpoisuuden mukaan laskevaan järjestykseen.

Seuraavaksi voit miettiä, voisiko ihannetilanteeseen päästä jollain muulla tavalla kuin palaverin pitämällä. Esimerkiksi pyytämällä sitä viestinnän Laaksosta listaamaan viisi ehdotusta sisäisen viestinnän parantamiseen. Mieluusti toteuttamiskelpoisuuden mukaan laskevaan järjestykseen.

Jos kuitenkin haluat välttämättä järjestää aiheesta palaverin, kirkasta palaverin tavoite yhteen kappaleeseen. Voit kirjata sen palaverikutsun alkuun:

Palaverin tavoite

Katselmoida kriisiviestintäsuunnitelma ja päättää, mitkä osiot päivitetään ja kuka ne päivittää

Palaverin tavoite

Käydä läpi asiakaspalautteessa toistuva pölypussin katastrofaalinen hajoaminen ja siihen liittyvät tarvittavat prosessimuutokset.

Älä lähetä palaverikutsua ennen kuin olet kirkastanut sen tavoitteen itsellesi. Muista myös kirkastaa se palaveriin kutsutuille ihmisille.

2. Kutsu palaveriin vain sen onnistumisen kannalta tärkeät henkilöt

Onneksi meillä on nykyään älypuhelimet, eikä meidän enää tarvitse bussissa katsella edessä istuvan ihmisen karvaista niskaa ja muistella sitä kertaa, kun naapurin Jake järjesti kymmenvuotissynttärit, joihin oli kutsuttu luokkalaisista jopa se Italiasta tullut kummallinen vaihtari mutta johon sinua ei ollut kutsuttu ollenkaan.

Äitisi oli oikeassa monessa asiassa, mutta palaveriin ei pääsääntöisesti tarvitse kutsua kaikkia kavereita – ei edes sitä italialaista vaihtaria. Itse asiassa hyvä palaverin edellytyksiin kuuluu se, että sinne kutsutaan vain sen onnistumisen kannalta tärkeät henkilöt.

Ennen kalenterikutsun lähettämistä, lue läpi palaverin tavoite ja mieti, ketkä tarvitaan sen saavuttamiseen. Pölypussikatastrofivastaava Juntunen nyt ainakin… Ja… Ja…

Ehkä palaverin järjestämisen sijaan voisitkin lähettää sähköpostin Juntusella ja pyytää häntä tekemään pölypussien hajoamisen estämiseen tähtäävät toimenpiteet. Mieluusti ennen lokakuun 17. päivää.

Voit myös kokeilla ajatusleikkiä, jossa kutsut palaveriin niin vähän ihmisiä kuin mahdollista. Jos pääset nollaan, olet selviytynyt leikistä voittajana.

3. Varaa palaveriin vain sen vaatima aika

Valehtelisin jos väittäisin, että kaikki palaverit vaativat 60 minuuttia sekä alun 6,5 minuuttia linjahuhuilua: kuuluuko sinne, tänne kuuluu. Ensi kerralla kun olet tehnyt kaikki edellä mainutut asiat ja olet valmis lähettämään palaverikutsun, varaa aikaa vain palaverin vaatima aika, esimerkiksi 30 minuuttia.

Parkinsonin lain mukaan työ laajenee kattamaan kaiken sille annetun ajan. Zoomin lain mukaan yhteysongelmien määrä kasvaa suhteessa palaverin osallistujamäärään. Varaa siis vain aika, jota asian hoitamiseen tarvitaan, ja testaa yhteys ennen palaverin alkua.

Muista myös toisten kunnioitus. Työyhteisössä on kaksi pääkeinoa kunnioittaa toisen osaamista: älä kerro setämiesvitsejä tiloissa, joissa on vain yksi ovi, äläkä varasta toisten aikaa antamalla palaverin vanua 7 minuuttia yliajalle.

Hyvä palaveri alkaa ajoissa ja loppuu vielä ajoissammin

Ennen kuin videoyhteys on saatu toimimaan Virtanen on jo ruokkinut lehmät, lypsänyt vihreät kristallit ja odottaa nyt, että saisi rakennettua uuden japanilaistyylisen päärakennuksen. Viestinnän Laaksonen tekee tuplatöitä päivittämällä kriisiviestinnän suunnitelmaa. Palaveri alkaa ryhmäterapiasessiolla, josta puuttuvat vain nimikyltit ja yhdessä diagnosoitu taudinkuva. Videoyhteyden päässä konsultti Wilkengaardin hymyn on jähmettänyt joko ylenemishaaveet tai yhden palkin wifi-yhteys.

Tällaisessa tilanteessa palaverin vetäjällä on vastuu luvata itselleen ja muille, ettei koskaan enää järjestä palaveria. Verivalaa varten kokoushuoneissa on usein muovilusikoita. Koska palaveri on jo alkanut, se täytyy hoitaa kunnialla loppuun. Näillä vinkeillä onnistut.

4. Käytä aikaa palaverin tavoitteen läpikäymiseen

Palaverin alussa on hyvä toistaa vielä se, miksi palaveri on järjestetty ja mitä sillä halutaan saavuttaa. Jos palaveria varten olisi ollut hyvä lukea muutakin kuin muonituspisteen viikon ruokalista, voit jopa käyttää aikaa siihen, että käyt läpi materiaalin pääkohdat.

5. Mahdollista terve konflikti

Palaverin kokoonkutsujana ja kaitsijana sinulla on suuri vastuu. Roolisi on mahdollistaa terve konflikti aiheen ympäriltä. Varmista, että kaikki palaveriin osallistujat ovat hetkellisesti samalla tasolla, kaikkien mielipide painaa ja kaikki saavat näkökulmansa esiin. Kokeile esimerkiksi tällaista tunnelmankeventäjää: ”Sovitaanko että säästetään kommentit loppuun, koska Perttihän sen lopulta päättää reh reh reh.”

Terveen konfliktin mahdollistaminen on tärkeää. Jos konfliktin mahdollisuutta ei ole, palaveria ei välttämättä olisi tarvittu ollenkaan. Jos kaikki ovat jo valmiiksi samaa mieltä, aika olisi voitu käyttää asioiden edistämiseen. Tai jos sillä ei ole merkitystä, että joku on eri mieltä, aika olisi samoin voitu käyttää asioiden edistämiseen.

Muista myös, että jos olet itse äänessä suurimman osan palaverin kestosta, kyseessä ei ole palaveri vaan panttivankitilanne.

6. Kirjaa ylös palaverin pääkohdat ja päätökset

Hyvän palaverin tunnistaa siitä, että se jättää jäljen. Sieluun, sydämeen ja Confluenceen (tai muuhun sisäiseen työkaluun).

Tässä ääriviivat, joiden sisälle voit värittää:

– Palaverin aihe ja päivämäärä
– Tavoite
– Ketkä olivat paikalla
– Päätökset
– Kuka tekee mitä ja mihin mennessä

Tässä esimerkki:

Kesäjuhlien suunnittelupalaveri ma 15.6.2020

– Kasvattaa funktioiden välistä koheesiota työajanulkopuolisella kommunikaatiolla
– Virve, Mikko, Daniel, Tuikku ja Pasi
– Päätettiin perua Puolangan kesäteatterin maailmankulttuureja huumorin ja pantomiimin keinoin esittelevä jamboree
– Vahvistettiin catering, bändi, juhlapaikka ja päivämäärä
– Daniel: vahvista varaukset catering, bändi, juhlapaikka ti 16.6. mennessä
– Tuikku: selvitä Club for Fiven tai sen toisen bändin saatavuus ke 17.6. mennessä

Yhdessä kohti parempia palavereja

Toivottavasti näistä vinkeistä on apua parempien palavereiden järjestämisessä. Jos sinulla on toimivaksi todettuja  keinoja, jaa ne kommenttikentässä. Voit myös levitttää ilosanomaa uudelleentwiittaamalla tämän twiitin:

Jukka Ahola on oululainen markkinoija ja sarjakuvataiteilija, joka puhuu tammikuussa 2020 TEDxOulu-tapahtumassa luovuuden mittaamisesta ja siitä, miten isot projektit saa vietyä loppuun asti.

Näin pidät hyvän palaverin

Kommentoi

*

Muita kirjoituksia